L’agent de liaison avec les médias désigné est responsable d’être le principal point de contact pour toutes les demandes des médias et des citoyens. En cas de crise, les personnes suivantes agiront à titre de représentants des médias :

  1. Contact principal : <NOM, TITRE, TÉLÉPHONE, EMAIL>
  2. Contact secondaire : <NOM, TITRE, TÉLÉPHONE, EMAIL>

En plus d’être le principal point de contact, l’agent de liaison avec les médias :

  • Informer la direction de la gravité de la situation et des mesures à prendre pour minimiser toute couverture négative de l’organisation.
  • Si l’incident est jugé «digne d’être publié», l’agent de liaison avec les médias définira un plan d’action pour les médias.
  • Si la décision est prise de publier un communiqué de presse, l’agent de liaison avec les médias rédigera le message et le fera réviser/approuver par <NAME, TITLE>. Si cette personne n’est pas disponible, alors les informations doivent être envoyées à : <NAME, TITLE>.
  • L’agent de liaison avec les médias sera également responsable d’informer périodiquement la direction et les autres officiels du déroulement de l’événement.
  • L’agent de liaison avec les médias sera chargé de publier périodiquement des notes d’information internes aux membres du personnel et aux autres parties prenantes.
  • L’agent de liaison avec les médias est chargé de tenir un registre de :
    • Demandes des citoyens et des médias,
    • Demander des réponses.
  • L’agent de liaison avec les médias est responsable du suivi post-événement auprès de tout citoyen ou membre des médias qui a été en contact avec l’établissement pendant la crise. Idéalement, ce suivi aura lieu dans les soixante-douze heures suivant la fin déclarée de l’urgence. Dans les vingt-quatre heures, l’agent de liaison avec les médias doit :
    • Présenter à la direction un plan décrivant l’ordre de priorité dans lequel les citoyens et les représentants des médias seront contactés.
    • Un message informant le personnel de l’établissement sur le résultat et la disposition des événements entourant l’urgence.
    • Un résumé de l’énoncé de position en cours (c’est-à-dire des points de discussion) pour tous les membres de la direction expliquant comment ils doivent aborder la question de l’urgence si elle devait être soulevée à l’avenir.
    • Un rapport d’exception discutant de tout écart par rapport à la procédure ci-dessus et un calendrier révisé.
    • Toutes les considérations spéciales qui pourraient être mises en place concernant la communication avec toute personne extérieure aux installations.