Le personnel et les autres parties prenantes qui ne se trouvent pas dans l’établissement au moment de l’urgence peuvent être informés et informés de plusieurs manières sur ce qu’il faut faire. L’ERT, en collaboration avec la direction, élaborera une stratégie de communication détaillant comment et quand informer les parties prenantes qui ne sont pas sur place.
Pour les événements à grande échelle qui affectent les opérations en cours, le responsable de l‘information publique/membre de liaison avec les médias de l’ERT contactera les médias locaux et autres avec une note d’information.
Dans certains cas, une demande sera faite pour faire une annonce publique via les chaînes de télévision et de radio locales.
L’organisation utilisera ses systèmes de médias sociaux pour communiquer avec le personnel et les autres parties prenantes. Les procédures de traitement de toutes les demandes des médias (médias traditionnels et sociaux) sont présentées à l’annexe C.
Le cas échéant, le message d’accueil général sur le système téléphonique de l’organisation sera mis à jour pour refléter les informations sur la crise.
Dans certaines situations, une conférence téléphonique quotidienne peut être planifiée où les dernières nouvelles peuvent être transmises aux membres du personnel.
Ces efforts se poursuivront jusqu’à ce que l’urgence soit résolue et que les conditions reviennent à la normale.